Mise à jour - 22 septembre 2023
La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après: « la présente politique ») s’applique au site Internet de Me Mélissa Landry notaire ainsi qu’à l’ensemble des informations confidentielles recueillies par notre étude, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Me Mélissa Landry notaire, de même que son siège social.
Par la présente politique, Me Mélissa Landry notaire a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de notre site Internet ou par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).
Me Mélissa Landry notaire recueillent, utilisent, divulguent et conservent différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’en vertu des lois et règlements applicables à la profession notariale et aux directives émises par la Chambres des notaires du Québec, tout en ayant à coeur la confidentialité desdits renseignements.
Au sein de Me Mélissa Landry notaire, nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients.
Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels.
Il est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. Ils peuvent être écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés ou autre.
L’étude Me Mélissa Landry notaire est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.
Les renseignements personnels proviennent des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de l’étude Me Mélissa Landry notaire, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.
L’étude Me Mélissa Landry notaire collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. De plus, elle ne recueille que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées.
Plus particulièrement, nous recueillons que les informations nécessaires pour exécuter les tâches pour lesquelles nous sommes engagées en matière de prestation de services juridiques.
Ces informations sont régulièrement mises à jour lors des rencontres avec nos notaires ou le personnel de l’étude qui nous fournissent les informations à actualiser, le cas échéant.
Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En général, elles ne peuvent être partagées sans le consentement de la personne en question.
Ces renseignements peuvent inclure, entre autres:
Afin de créer, d’obtenir et de mettre à jour les dossiers, nos clients doivent signer un formulaire de consentement qui sera ensuite ajouté à leur dossier.
Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante:
Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes:
Il est important de souligner que tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.
Les renseignements personnels sont confidentiels et seuls les membres de l’équipe de l’étude Me Mélissa Landry notaire ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.
En tant que notaires et employés de Me Mélissa Landry notaire, nous sommes autorisés à accéder aux renseignements personnels, et il est primordial que nous saisissions pleinement l’importance de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Nos formations nous inculquent clairement la nécessité de n’utiliser ces renseignements que dans le cadre des objectifs spécifiques prévus. D’ailleurs, dès leur entrée en service, les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel devront signer un accord de confidentialité.
L’étude Me Mélissa Landry notaire prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.
Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.
Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.
Nous pourrions, par exemple, connaître:
La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.
Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.
Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.
Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
Lorsque vous interagissez avec Me Mélissa Landry notaire, il peut vous arriver de nous transmettre des renseignements personnels, notamment, à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, par exemple:
Vous pouvez aussi nous transmettre vos renseignements à des fins de recrutement, lorsque vous postulez sur un poste auprès de notre étude. Dans ce cas, nous vous demanderons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et votre curriculum vitae. Nous conserverons alors vos renseignements conformément aux politiques applicables à nos employés. Uniquement les personnes autorisées au sein de notre étude ont accès à ces renseignements.
Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.
La transmission de renseignements personnels par courriel n’est pas totalement sécuritaire. En tout temps, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de votre dossier pour obtenir un lien sécurisé pour transmettre les renseignements personnels.
Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.
Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.
Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.
Sous réserve des exceptions prévues au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’en vertu des lois et règlements applicables à la profession notariale et aux directives émises par la Chambres des notaires du Québec, l’accès à vos renseignement personnels est restreint à Me Mélissa Landry notaire, notamment aux membres du personnel et des équipes techniques, de la direction et de l’équipe d’administration et aux notaires de l’étude.
Dans le cadre de l’exécution du mandat que vous aurez confié à Me Mélissa Landry notaire, il est néanmoins possible que nous transférions des renseignements personnels qui ne sont pas cryptés à:
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.
Les renseignements personnels sont conservés de la manière suivante:
Les clients ont la possibilité de recevoir à tout moment une copie de la présente politique ainsi que de nos procédures associées en accédant à notre page sur notre site Internet à l’adresse suivante: www.melissalandrynotaire.ca.
En adressant une demande écrite à notre étude située au 128 rue St-Laurent, Beauharnois, Québec, J6N 1V9, ou en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Me Mélissa Landry notaire, melissalandrynotaire@notarius.net, vous pouvez accéder à vos informations. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les délais les plus brefs, et au plus tard dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.
À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités. De plus, certains renseignements personnels déjà transmis pourraient devoir être conservés par Me Mélissa Landry notaire, conformément aux lois et règlements applicables à la profession notariale.
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées et notre assureur seront avisés.
Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.
Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.
Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante: melissalandrynotaire@notarius.net, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante melissalandrynotaire@notarius.net , à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant: https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre étude.
La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.
Responsable de la confidentialité des renseignements personnels:
Nom: Me Mélissa Landry
Fonction: Notaire
Téléphone: 450-225-2416
Adresse courriel: melissalandrynotaire@notarius.net